Cómo utilizar sistemas de control de asistencia
Busca tus temas de interés
Es difícil hacer un cambio en la forma de medir el tiempo y la asistencia del personal, pero, los softwares de control de asistencia hacen un mucho mejor trabajo de seguimiento con más flexibilidad y con significativamente menos dolores de cabeza.
Estas son algunas de las cosas que necesita saber sobre los softwares de control de asistencia.
El software generalmente está alojado en la nube, lo que lo hace accesible a diferentes personas y gerentes en función de los permisos. Estar en la nube también hace que sea más factible para las pequeñas empresas que no tienen el tiempo o el dinero para mantener el software en sus propios sistemas.
El software puede generar informes automáticos basados en todos los datos entrantes que usted y su personal proporcionan. No son datos “muertos”, encerrados en carpetas, carpetas o sistemas informáticos antiguos.
Los mejores softwares han incorporado opciones de aprobación para que los gerentes puedan aprobar turnos, proyectos o solicitudes de tiempo.
Algunos pueden realizar la marcación con reconocimiento facial que evitan cualquier tipo de contacto con el punto biométrico.
Como con cualquier opción de software, la mejor opción para su negocio se basa completamente en sus necesidades y números de trabajadores. Antes de elegir el software, considere por qué el software de asistencia y tiempo lo ayudará a hacer crecer su negocio.
Comprenda por qué es importante el seguimiento del tiempo y la asistencia.
Tal vez piense que tiene un margen de maniobra con respecto al absentismo integrado en sus políticas, y que el seguimiento de la asistencia y el tiempo no es tan importante porque a la larga todo se equilibrará.
Pues no.
En pocas palabras, su negocio no puede crecer si está perdiendo dinero y productividad.
El 38% de los trabajadores han llamado enfermos para trabajar a pesar de sentirse perfectamente bien. ¿Cuánto cuesta eso a los trabajadorres? Según Forbes, les cuesta a las empresas alrededor de $ 3,600 por año para trabajadores por hora (y $ 2,650 para trabajadores asalariados) debido al absentismo.
Los trabajadores que se han ido le cuestan dinero. Darle seguimiento a la asistencia y el tiempo causa algunas cosas:
Usted se asegura de que al personal solo se les pague por el trabajo que realmente están haciendo. Esto es particularmente importante para los trabajadores por hora.
Usted se asegura de que los trabajadores hagan más que cumplir con su “cuota” mínima.
Usted se asegura de que los clientes paguen por el tiempo que su personal les dedica.
Observa patrones de personas que abusan de las políticas de tiempo libre (por ejemplo, enfermos mágicos todos los viernes soleados).
El uso de software para medir la asistencia y el tiempo mejora aún más sus ahorros, que cubriremos en un momento.
Sepa cuándo es hora de automatizar
Esa hoja de Excel para medir el tiempo y horarios puede parecer una automatización, pero solo funciona tan bien como el trabajador que recuerda anotar su tiempo real en lugar de adivinar.
Si su negocio depende de un enfoque manual para la asistencia y el seguimiento de los horarios seguirá “probablemente funcionando” hasta que, de repente, esté en un punto que es un desorden total.
Si todavía está usando tarjetas perforadas de papel, documentos estáticos de procesamiento de texto, incluso hojas de cálculo específicas de la computadora, o incluso sistemas de tarjetas magnéticas más antiguos, está dejando la puerta abierta para errores del sistema, tarjetas ilegibles o deshonestidad (por ejemplo, “perforación de amigos”, donde los trabajadores marcan a amigos que están ausentes o llegan tarde, sin mencionar el error humano básico. También es probable que esté midiendo el mínimo, ya que eso es todo lo que puede manejar con un sistema más antiguo.
Un buen software elimina las conjeturas del cálculo del tiempo y la asistencia, y también elimina las oportunidades de deshonestidad. Si está abrumado por la administración de su sistema de asistencia y tiempo actual o se da cuenta de que hay discrepancias en el tiempo de los trabajadores, su próximo paso debería ser elegir un software de control de asistencia.
No olvides nunca que el tiempo es dinero.
En algunas grandes empresas, cuando un gran número de trabajadores entran y salen al mismo tiempo, en realidad pierden el tiempo esperando para entrar y salir. Piénsalo. Literalmente, les estás pagando, mientras esperan para marcar.
Hay otras grandes pérdidas de tiempo que provienen de un enfoque de la vieja escuela para el seguimiento de control de asistencia. Por ejemplo, registrar el tiempo de trabajo de un trabajador es el aspecto que consume más tiempo, pero ¿adivina qué es lo segundo?
Cálculo de nómina.
Nuevamente, literalmente está gastando tiempo / dinero para calcular cómo gastar dinero por tiempo.
¡Una compañía, después de cambiar de un sistema de control de asistencia manual a un enfoque automatizado, redujo el tiempo necesario para manejar la nómina de cuatro días a uno!
Como gerente o propietario, su tiempo es valioso. Parece casi cómico que gran parte de tu tiempo se gaste calculando el tiempo de otros. El software adecuado puede poner fin a esto.
Entra en cumplimiento procesal y legal.
Confiar en múltiples enfoques manuales para medir los horarios y la asistencia abre la puerta a problemas relacionados con las horas extra, las discrepancias entre ellos y los conflictos con sus políticas internas. Cuantas más políticas, trabajadores y leyes tenga que cumplir, más difícil será hacer todo a mano o utilizando dos sistemas dispares que no se integran entre sí.
Al usar el software de control de asistencia, puede eliminar parte del margen de error y también ver fácilmente si los trabajadores no se adhieren a las políticas de la compañía.
Sea inteligente sobre el presupuesto.
El software de tiempo y asistencia debería darle la capacidad de ver proyecciones de costos laborales en el futuro. Por ejemplo, si tiene una temporada alta, puede exportar sus datos y usarlos para comprender si ha terminado o no tiene suficiente personal durante ese tiempo. Inversamente, puede ver sus tiempos más lentos y determinar si su personal es más eficiente.
Prepárate para el crecimiento.
Con un equipo de 5 personas, puede seguir operando, calculando y creando horarios manualmente, pero si desea crecer necesita un software de control de asistencia. Lo necesita para liberar su tiempo para concentrarse en el crecimiento de su negocio y lo necesita para escalar una vez que crezca. Pase más tiempo pensando en el futuro de su negocio en lugar de perder horas en labores administrativas.
El software de control de asistencia le ahorrará tiempo y dinero, pero también le dará un montón de información que lo ayudará a tomar mejores decisiones en su empresa.
La primera parte es fácil de entender cuando se piensa en términos de crecimiento de su negocio, pero es el segundo aspecto, los datos siempre son importantes, pero a menudo se pasan por alto. Los datos que un buen software puede recopilar son útiles para futuras facturas, presupuestos y planificación.
SIA tiene todo esto cubierto cuando se trata de software de control de asistencia. Contáctenos para solicitar una Demo.
Recibe tips semanales de prácticas en recursos humanos ¡Suscríbete!
