9 Pasos para mejorar el control de la asistencia
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GESTI脫N DE LA ASISTENCIA
La gesti贸n de asistencia en empresas puede ser una tarea compleja y propensa a errores si se realiza manualmente. La automatizaci贸n de este proceso puede ser un cambio transformador para mejorar la eficiencia y el manejo de la fuerza laboral de su empresa.聽
En este art铆culo presentamos los pasos, beneficios y consideraciones claves para implementar la automatizaci贸n en la gesti贸n de asistencia.
Paso 1: Identificar las problem谩ticas
La gesti贸n de recursos humanos es un aspecto esencial en cualquier empresa. Sin embargo, la falta de automatizaci贸n y centralizaci贸n de datos puede generar una gran cantidad de trabajo manual y aumentar el riesgo de errores en la n贸mina.
La digitalizaci贸n de los registros de asistencia y la planificaci贸n de horarios son clave para mejorar la eficiencia en la gesti贸n de pagos de salarios. La automatizaci贸n del c谩lculo de incidencias (Ausencias, Tardanzas, Sobretiempos), el registro de salidas laborales autorizadas y los recargos de ley aplicables para cada trabajador son componentes esenciales para lograr una gesti贸n eficiente de la n贸mina.
La complejidad de los diferentes tipos de recargos de ley en Panam谩, puede generar una gran cantidad de trabajo y aumentar el riesgo de errores. Por lo tanto, es importante contar con un sistema de gesti贸n de tiempo que calcule estos recargos de forma autom谩tica. En Panam谩 hay m谩s de 50 tipos de recargos laborales.聽
La digitalizaci贸n de los procesos de gesti贸n de recursos humanos garantiza una mayor eficiencia y una gesti贸n de n贸mina precisa.
Procesos a digitalizar:
Paso 2: Selecci贸n de software de automatizaci贸n
Una vez identificadas las problem谩ticas, el siguiente paso es seleccionar un software de automatizaci贸n que digitalice el proceso manual previamente utilizado en su empresa.
Este software debe ser capaz de digitalizar y centralizar los registros de asistencia, digitalizar la planificaci贸n de horarios, registrar salidas laborales aprobadas, calcular autom谩ticamente incidencias e integrarse con su sistema de n贸mina.
Paso 3: Integraci贸n con el sistema de planilla
La integraci贸n de su software de Gesti贸n de Tiempo con el software de Gesti贸n de N贸mina garantiza evitar errores de pagos de salarios, y ahorro de tiempo al no tener que traspasar esta informaci贸n manualmente.聽
Paso 4: Reducci贸n del fraude laboral
El software seleccionado debe ofrecer un control de registro de asistencia seguro. Utilizar tecnolog铆as de reconocimiento facial para validar la identidad de los trabajadores, reduce el fraude de tiempo de forma m谩s eficaz que otros sistemas tradicionales como las tarjetas de identificaci贸n, los c贸digos PIN y los registros escritos.
Paso 5: Gesti贸n de trabajadores en la nube
Digitalizar la informaci贸n de los trabajadores en la nube centraliza los datos y simplifica la gesti贸n de RRHH. Permite conectar sucursales, oficinas, y trabajadores remotos. Digitalizar informaci贸n de t茅rminos laborales, asignaci贸n a sucursales y las reglas laborales para cada trabajador, evita errores al calcular la n贸mina.
Paso 6: Planificaci贸n de horarios inteligentes
La digitalizaci贸n de turnos laborales permite planificar horarios de manera inteligente. Puedes utilizar calendarios con plantillas semanales, quincenales y mensuales, y enviar notificaciones de cambios directamente a los dispositivos de los trabajadores.
Paso 7: Gesti贸n de eventualidades y saldos
Contar con un software que permita gestionar las eventualidades facilita la coordinaci贸n de salidas laborales, la aprobaci贸n de vacaciones, incapacidades, licencias y permisos parciales. Esto permite mantener balances de saldos como vacaciones, incapacidades y horas a favor de los trabajadores de forma autom谩tica.
Paso 8: Gesti贸n de incidencias y m茅tricas
Un software de gesti贸n de tiempo permite realizar c谩lculos autom谩ticos de las horas trabajadas, salidas no autorizadas, y sobretiempos generados. Adem谩s, genera reportes autom谩ticos en tiempo real, lo que facilita el acceso a informaci贸n crucial y la toma de decisiones basada en datos.
Paso 9: Conexi贸n con los trabajadores
Un software integrado que cuenta con una aplicaci贸n m贸vil permite conectar a los trabajadores con su empresa y llevar la gesti贸n al autoservicio. La app debe permitir que los colaboradores que trabajan fuera de las instalaciones de su empresa, desde sus casas o de forma din谩mica, puedan registrar su asistencia desde su dispositivo m贸vil.聽
Esta app debe permitir tambi茅n ver el horario laboral, gestionar salidas laborales y hacer consultas de saldos tales como fondos de vacaciones y horas compensatorias, entre otras m茅tricas. Esto mejora la conectividad, los tiempos de respuesta para salidas laborales y aumenta la calidad del clima laboral.
Beneficios de utilizar un software completo de gesti贸n de asistencia
- Reducci贸n de errores de n贸mina.
- Prevenci贸n del fraude laboral.
- Simplificaci贸n de la gesti贸n de RRHH.
- Devoluci贸n de tiempo a los equipos de RRHH.聽
- Mayor eficiencia en los costos de gesti贸n de n贸mina.聽
- Informaci贸n en tiempo real para la toma de mejores decisiones.
- Mejora el cumplimiento de las normativas laborales.
Consideraciones clave
- Seleccionar un software que cuente con funcionalidades completas.
- Contar con un software que contemple los c谩lculos laborales de su pa铆s.聽
- Asegurar una correcta integraci贸n con el sistema de planilla.
- Capacitar al personal en el uso del nuevo sistema.
- Mantener la seguridad de los datos de los trabajadores.
- Realizar un seguimiento continuo para optimizar los procesos.
En resumen, la automatizaci贸n de la gesti贸n de asistencia en empresas en Panam谩 y en todo el mundo ofrece numerosos beneficios. Sin embargo, es fundamental identificar los procesos manuales de su organizaci贸n y seleccionar el software adecuado que se integre con su sistema o proceso de n贸mina.聽
La automatizaci贸n no solo mejora la eficiencia, sino que tambi茅n contribuye a un ambiente laboral m谩s productivo y libre de errores.
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