5 Razones para usar un sistema de asistencia

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¿El reloj de marcación de su personal es una hoja de papel y un bolígrafo que las personas entregan cada semana?. O tal vez les pidan que lo ingresen en una hoja de cálculo, auto informando sus entradas y salidas para el trabajo y los descansos. Es posible que tenga un sistema de tarjetas perforadas de la vieja escuela donde usted o su personal de nómina calculan manualmente el tiempo.

¿Tu personal es tu propio sistema de control?

¿Su personal informa su tiempo con precisión y honestidad? ¿Lo estás calculando con precisión e igualdad? ¿Tiene la capacidad de convertir los datos de tiempo de su personal en informes que puede usar para detectar problemas o tomar decisiones comerciales?

Los relojes de tiempo de personal resuelven muchos problemas que quizás ni siquiera sepas que tienes o que no sabes que se remontan al seguimiento del tiempo de su personal. Tenemos cinco muy buenas razones por las que debe invertir en un sistema de control de personal.

1 - Los Sistemas de Control de Asistencia lo Ayudan a Ahorrar Tiempo y Dinero

“Pasar de las hojas de papel a un método de seguimiento del tiempo en línea me ha ahorrado 8 horas a la semana”. Jaime Cortés de Brava Pizza & Espuma.

La recopilación de datos y los cálculos están automatizados. Deje que las computadoras hagan el trabajo en lugar de. Incluso los datos ingresados manualmente en un programa pueden ser eliminados por algunos sistemas de reloj de tiempo.
Se elimina el error humano al calcular las horas de su personal. Calcular el tiempo, particularmente cuando se trata de minutos y descansos, es difícil. Es fácil cometer un error, lo que luego lleva a un trabajo futuro para rectificar el error en los cheques de pago (si es que el error se detecta).
Reduce el fraude. El fraude del personal (sí, sucede) se elimina, ya sea debido a que el personal se registra cuando no están en el trabajo, o les piden a sus amigos que los marquen si están llegando tarde. Cuando SIA ofrece, por ejemplo, limitaciones de GPS sobre dónde debe marcar su personal para registrar el ingreso o la salida. No pueden hacerlo desde su apartamento mientras están en la cama, por ejemplo, solo lo pueden hacer si están cerca del punto de referencia que usted marcó.
Cambia la carga. El sistema de control de asistencia pone fin a perseguir a su personal para obtener sus hojas de tiempo. De alguna manera, la carga de llevar la cuenta del tiempo recae en ellos y se le pagará por el tiempo. Por esa razón, cuanto más automatizado sea su sistema de control de asistencia más fluido será este proceso.

Dependiendo del sistema que utilice, también podría ahorrar en el costo de los artículos consumibles, como tarjetas y formularios.

2 - Los Sistemas de Control de Asistencia son más justos

El personal de su empresa está pendiente de las marcaciones de sus compañeros y siempre están mirando que las cosas se hagan de manera justa. El uso de un sistema de control de asistencia puede ayudar con algunos de los problemas más comunes que su personal podrían considerar injustos.

“Implementar un sistema de control de asistencia ha eliminado la tardanza crónica de mi personal y me ha permitido generar más confianza en ellos”. Casper Shultz, ECCO

Eliminar el elemento humano. Suena extraño decir que eliminar el elemento humano del cálculo de la nómina es algo bueno, pero lo es. El sistema de control de asistencia no tiene sentimientos particulares sobre el personal; Calcula el tiempo, punto. Se requiere este nivel de indiferencia y equidad, particularmente en el ámbito de mantener legal su enfoque de nómina. Ningún empleado puede acusar a la computadora de incongruencias o favoritismo.
Sentido de justicia. Un reloj de tiempo tranquiliza a otros empleados que ven a compañeros de trabajo con problemas de ausencia. Saben que no recibirán los mismos salarios que ellos reciben porque no le están dedicando tanto tiempo a su trabajo. Esto es útil para la moral del personal (de lo que hablaremos a continuación).

3 - Los Sistemas de Control de Asistencia lo Alertan Sobre Problemas de Asistencia

El uso de un sistema de control de asistencia le brinda acceso rápido a información e informes que le muestran problemas de asistencia antes de que se no se dé cuenta, cosas como tardanzas repetidas, ausencias sistemáticas (por ejemplo, siempre “enfermo” los viernes), etc.

En Estados Unidos, el equivalente al Ministerio de Trabajo estimó (en 2015) que aproximadamente el tres por ciento de la fuerza laboral está ausente en un día determinado. Las ausencias del personal les cuestan a las empresas alrededor del 21% de la nómina. Los problemas de asistencia son importantes porque:

Las interrupciones cuestan dinero. Tenga en cuenta que estar ausente interrumpe los proyectos en los que el personal están trabajando. Volver después de una ausencia es un poco como volver a encender el motor; se pierde tiempo en un “modo de inicio” cuando el personal debe estar en un “modo de trabajo”. La pérdida de productividad es costosa.
Los gastos laborales temporales se suman. Los costos laborales temporales para reemplazar al personal ausentes se suman al gasto, tanto en salarios reales como en el tiempo necesario para capacitar a este personal temporal.
La moral del personal puede afectarse. Cuando el ausentismo es común, la moral del personal puede verse afectada. Ver ausencias habituales en sus compañeros de trabajo puede crear resentimiento porque muchas veces ellos tienen realizar trabajo extra para cubrir a los trabajadores desaparecidos.

Un buen software de control de asistencia puede generar informes que hace fácil detectar algunos de estos problemas.

4 - Los Sistemas de Control de Asistencia le Muestran los Costos Laborales en Tiempo Real

“Pasar de las hojas de tiempo escritas a mano a una solución en línea me ayudó a mantener mi presupuesto y los costos de la nómina extremadamente precisos y no tengo que firmar un millón de hojas de tiempo”. Carlos Herrera, German Security

Saber dónde ocurren los costos laborales relacionados con el tiempo puede proporcionarle información valiosa para la toma de decisiones sobre potenciales cambios. Los sistemas de control de asistencia pueden mostrarle:

Qué empelados o posiciones están destinando más tiempo en hacer su trabajo. Dependiendo de cómo estructura el sistema de control de asistencia, puede observar detalles sobre qué departamento le está costando más a su negocio.
Donde las horas extras se están incrementando. ¿Sabe qué empleados y sectores de su empresa están utilizando la mayor cantidad de horas extras para hacer su trabajo?.
Cómo su tiempo de trabajo y costos se comparan con los estándares de la industria. Cuando es fácil capturar datos, también es más fácil usarlos para analizar y hacer comparaciones que quizás no haya tenido tiempo en el pasado.
Conciliación de cuál es su nómina, en función del tiempo / producción. ¿Su producción es baja pero el tiempo de sus empleados todavía parece alto? Eso es un problema, y es uno que solo encontrará si profundiza en los datos de tiempo de los empleados.
Datos para hacer mejores estimaciones. ¿Está haciendo estimaciones del tiempo dedicado a hacer ciertas funciones? Dependiendo de su negocio, es posible que necesite ver exactamente cuánto tiempo lleva hacer el trabajo. ¿El personal tiene que hacer horas extras para terminar? ¿Está presupuestado este tiempo extra en el proyecto o producto?

5 - Los Sistemas de Control de Asistencia mantienen la nómina precisa

Hemos hablado sobre cómo usar un reloj de tiempo de personal lo ayuda a ahorrar dinero al automatizar todo el proceso de recolección de tiempo. Los costos de ausentismo a menudo están ocultos en la nómina, y el sistema de control de asistencia puede tener un impacto positivo en ese tema de varias maneras.

Tener en cuenta las políticas de nómina. Dependiendo del sistema de control de asistencia que utilice, puede conectar sus políticas y reducir el error humano. Cosas como el tiempo libre pagado, retrasos de 15 minutos, las vacaciones y otras formas de ausencia que tienen una política de nómina asociada se calculan automáticamente.
Integración con su sistema de nómina. Un buen sistema de control de asistencia automatiza el envío de información de su personal directamente a su sistema de nómina. Las reducciones de costos de papel, procesamiento, impresión y distribución se suman con el tiempo.
Reduce los errores. En Estados Unidos, La American Payroll Association, estima que los errores en el cálculo manual del tiempo cuestan a las empresas hasta el 7% de sus costos de nómina.

“¡Ahorra tiempo y dinero, pero la mejor parte es que hace que la nómina sea 5 veces más fácil!” Martina López, Lumi Materiales

Cuando se trata de nómina, el uso de la automatización puede reducir los costos de procesamiento en un 80 por ciento. Gran parte de eso es simplemente reduciendo el error y el trabajo manual. Además, a medida que las leyes se vuelven más complejas con respecto a la nómina de los trabajadores, la automatización tiene aún más sentido.

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